最初が肝心！経理を軌道に乗せる5つのポイント
銀行からの資金調達、国や都道府県・市区町村への税務申告、各種補助金の申請・・・
会社を経営・運営していく上で「経理」を避けて通ることはできません。
しかし「経理に時間や手間がかかっている」「経理は難しくてよく分からない」といったお悩みを持った方が多いのも事実です。
では、経理を正確かつ効率的に進めるためには、何が必要でしょうか？
このコラムでは、経理の重要性、そして効率的な経理をする上で外せないポイントを紹介していきます。
【目次】
５. 経理体制の構築は、税理士法人かけはしにご相談ください。
１. 「経理は最初が肝心！」と言える理由
中小企業の経理ほど「ルーティン業務」が多い仕事はありません。請求書の発行や取引先への代金の支払いといった業務は、毎月ほぼ同じ時期に行うことだと思います。
ルーティン業務が多いということは「最初に作ったルールや仕組みを継続して使っていく」と言うことです。つまり、最初の段階で効率の良い仕組み、ミスの少ないやり方を確立すれば、その後の経理作業もずっと楽に進められるようになります。
逆に、途中からの軌道修正は大変です。時間は待ってくれません。次の締切の処理が迫ってきて、従来の方法を改めるところまで手が回らないことが多いのです。なので「経理は最初が肝心」と言えるのです。
２. 経理ができれば、こんなに良いことがある！
では、会社の経理がきちんとできていると、どのようなメリットがあるでしょうか？
● 納税額を予測しやすくなる。
法人税は、非常に大雑把に言えば、法人の「利益」に対してかかります。
今現在の利益と、決算期末までの利益の見込みが正確に分かれば、どのくらいの納税額になるか、あらかじめ予測することができます。
● 見たいときにいつでも自社の数字を確認できるようになる。
経理が滞りなくスムーズにできている場合、自社の業績をリアルタイムで把握することができます。
決算が終わらないと自社の業績が判明しない、といったようなことはなくなります。
● 資金調達がスムーズになる。
金融機関から資金を調達する場合、試算表や推移表といった資料を速やかに提出できれば、金融機関から好印象を持たれます。
● 事業部門別の利益把握など経理情報を事業戦略に活用できるようになる。
会社全体の数字が正確に把握できるようになると、次のステップとして、例えば販売商品別、店舗別、事業部門別などのセグメントごとの経理情報の分析ができるようになります。そうすれば、事業戦略の立案に経理情報が活用できるようになり、経理の価値は非常に高まります。
３. 会計ソフトの進化で変わる経理
会計ソフトが広く普及する以前の経理業務は、紙の伝票に取引内容を手書きで記入し集計するという方法が一般的でした。この方法の場合、人の能力に依存する部分が大きいため、記入ミスや集計ミスが多く発生したり、作業に手間や時間がかかったりしていました。会計ソフトの登場は、入力まで終えればソフトが自動的に集計をしてくれるという点で非常に画期的でした。
一方で、通帳・請求書や領収書などのアナログデータを会計ソフトに「入力」するという作業はそのまま残っていたため、入力作業にコストを取られてしまうという問題は、依然として残っていました。
その問題の解決に道筋を付けることになるのが、近年シェアを伸ばしている「クラウド会計ソフト」です。
クラウド会計ソフトが従来の会計ソフトと最も異なる点は、金融機関の入出金情報やクレジットカードの支払情報などを会計ソフトに自動的に取り込めるようになったことです。この機能により、入力が必要な項目や分量は大幅に減少し、経理の効率化を図ることができるようになりました。
４. 経理を軌道に乗せる５つのポイント
では、具体的に経理を効率的に進めていく上でのポイントを紹介したいと思います。
ポイント１｜「ためない」仕組みをつくる
経理がうまくいかない最大の理由は「処理をためてしまう」ことです。
１日１枚の領収書であったとしても、１か月放置しておけば30枚、３か月だと100枚、と処理するボリュームが増え、それが経理処理を後回しにしてしまう大きな原因になります。
作業時間をあらかじめ決めてしまう、電車の移動時間中に処理してしまうなど、ためない仕組みを作ってしまうことが大切です。
ポイント２｜経理の目的をはっきりさせる
会計ソフトに情報を詳細に入力すればするほど、多様な分析が可能になり、経理情報の活用の幅は広がります。
一方で、詳細に入力することは、処理を面倒くさく感じたり、滞りがちになったりする原因にもやり得ます。
これを防ぐ一番の方法は、経理の目的をはっきりさせることです。
適切な税務申告を目的とするのであれば入力内容は法律で求められる必要最低限でＯＫですし、例えば売上高に対してどのような広告を打つのが効果的か確認したいのであれば、必要最低限に加え、広告宣伝費のみ詳細に処理すれば良いことになります。
ポイント３｜クラウド会計ソフトを活用する
クラウド会計ソフトには
①情報連携の機能によって、処理時間が短縮される
②自動仕訳・自動入力機能で精度の向上と効率化を同時に実現できる
③ネット環境があれば、場所を選ばずどこでも処理できる
などのメリットがあり、経理の効率化に大きな力を発揮します。
ポイント４｜キャッシュレス化を進める
会社の中に置いておく少額の現金のことを「小口現金」といいます。小口現金は、ちょっとした支払いに便利である一方、経理業務の観点からはデメリットがあります。
①精算業務が１日に何度も生じると、業務効率が悪い。
②クラウド会計ソフトなどへの連携がしづらい。
③盗難や紛失が起こりやすい。残高管理が煩雑になる。
経費は給与支払時にまとめて精算する、クレジットカード決済や口座振替に切り替えるなどの方法でキャッシュレス化を進めることも経理の効率化になります。
ポイント５｜業務の一部を上手にアウトソーシングする
領収書やレシートをスキャンしてアップロードすると、翌日には仕訳データ化してくれるサービスもあります。仕訳データはそのまま会計ソフトに取り込めるため、転記する必要もありません。
最近では、納品されるデータの精度が向上しており、正確性を担保しながら業務を効率化することができます。
５. 経理体制の構築は、税理士法人かけはしにご相談ください。
「経理に時間や手間がかかっている」「経理は難しくてよく分からない」でも、経理の効率化を図りたい。
そのような方は、税理士法人かけはしにご相談ください。
税理士法人かけはしでは、マネーフォワード会計を使って自社で経理できる体制を確立し、リアルタイムで経営状態を把握できるようご支援する「経理アシストプラン」を提供しております。
経理アシストプランをご契約いただいたお客様には、「作業見本」というお客様ごとの経理マニュアルを作成しています。その作業見本を真似て処理していただくことで、スムーズに取り組んでいただくことが可能です。
詳しくは弊社のホームページでご確認ください。
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